Digitaalisessa työssä tehtäviä kasaantuu helposti liikaa samalle päivälle. Kun aamulla on perattavana läpi 50 asiaa, stressi ja kaaos kasvaa huomaamatta, jos ei ole olemassa systeemiä. Hyvä systeemi on tehtävälista. Mutta kaikki todolistat eivät ole samanlaisia, appeja löytyy pilvin pimein. Mikä siis valita? Ehkä voin auttaa.
Laita kaikki ylös
Henkilökohtaista todolistaa kannattaa käyttää “vara-aivoina”. Ihmisen pää ei muista kaikkea, eikä ole tarkoituskaan. Tekemiseen tähtäävät ajatukset kannattaa laittaa ylös ja aikatauluttaa heti niiden ilmetessä, jotta asiat tulee tehdyksi.
Projektityökalu ei yksinään riitä henkilökohtaiseen elämänhallintaan, vaan siihen tarvitaan erillinen todo app. Yhteiseen firman projektityökaluun nimittäin on hyvin hankala laittaa asioita kuten “soita tilitoimistoon” tai “varmista asiakkaalta asia X”. Nämä kuuluvat omalle listalle, jota ei näe kukaan muu.
Tehtävään kuluvaa aikaa on hankalampi hahmottaa
Moni käyttää Google kalenteria tehtävälistana. Se on hyvä yritys, sillä silloin kalenterista varaa tietyn ajan asian tekemiseen. Kalenterimerkintä ei kuitenkaan ole tehtävä, sillä tekemisellä ei yleensä ole paikkaa tai tiukkaan lukittua aikaa, vaan tarkoitus ja tavoite.
Suurin haaste tehtävälistoissa on kuitenkin ajanhallinta tehtäviä tehdessä. Kun listaamme kasan tehtäviä, emme hahmota niihin kuluvaa aikaa. Joidenkin tehtävien suorittamisessa menee muutama minuutti, jotkin tehtävät vaativat päivätolkulla aikaa. Tämä haaste on kuitenkin helposti ratkaistavissa.
Tehtävien tekemiseen onkin kätevin käyttää niinsanottua Timeblocking-metodia, jossa tehtävät lisätään kalenteriin ilman kalenterimerkintää. Suoraan kalenterimerkintänä kalenteri menee “tukkoon” ja jo suoritettuja tehtäviä on hankala saada pois näkyvistä. Onneksi tähän tapaan on olemassa sovelluksia.
Kuusi vuotta sitten hypetin Todoistia, mutta sen keskeisin ongelma on se, että tehtäviä ei saa aikataulutettua kalenteriin ollenkaan. Tehtävät puuroutuvat ja niitä on hankala pilkkoa osiin. Ennen hyvänä pitämäni käyttöliittymä on myös monin tavoin hankala, kun on päässyt kokeilemaan parempia käyttöliittymiä.
Moni nyt esittelemistäni appeista saattaa olla tuntemattomia, mutta sitäkin parempia. Kaikki nämä tehtävälistat sisältävät kalenterin, joihin tehtäviä voi raahata.
1. Sunsama
Sunsama oli ensimmäinen Timeblocking-taktiikalla käyttämäni sovellus ja mullisti tehtävämaailmani täysin. Sunsamaan voi yhdistää jo käytössä olevia tehtävä- ja projektityökalusovelluksia, kuten Todoistin, Slackin, GitHubin, Asanan tai Jiran. Sovellus on hyvä, jos käytät pääosin tietokonetta ja tehtävälistasi pursuaa eri asioita. Sovellus ei välttämättä sovellu kovin kevyeeseen käyttöön.
Sunsaman plussat
- Windows ja Mac app
- Selkeä Focus-näkymä (F-näppäin)
- Viikkotavoitteet
- Kivat tilastonäkymät päivän päätteeksi, tulee fiilis että on saanut jotain aikaankin
- Ajanseurantatoiminnallisuus (jolla ei tosin tee mitään paitsi näkee tilastoja ajan käytöstä?)
- Mahdollisuus selkeästi erotella työn ja vapaa-ajan tehtävät
- Tehtävän voi pilkkoa palasiin kalenteriin niin, että kyseessä silti yksi ja sama tehtävä, esim. jatkaminen lounastauon jälkeen
Sunsaman miinukset
- Hieman monimutkainen käyttöliittymä, liikaa paneeleja, näkymiä ja tabeja
- Ehkä turhankin holhoava
- Markkinoiden kallein hinnaltaan
Sunsama kompastuu ehkä eniten siinä, että se koittaa miellyttää kaikkia. Mutta jos käytät erilaisia sovelluksia ja haluat koota niiden tehtävät yhteen paikkaan, Sunsama saattaa olla oikea valinta.
Jos kiinnostaa lukea Sunsamasta lisää, lue sen aikainen arvioni kun vielä käytin sovellusta täysipäiväisesti: Sunsama – Työkalu tehtävien ja kalenterin organisointiin. Viihdyin sovelluksen parissa muutaman kuukauden, kunnes siirryin seuraavaan.
2. Akiflow
Akiflow on hyvin Sunsaman kaltainen “iso app”, johon on mahdollista liittää mm. appit kuten Google-kalenteri, Gmail, Google Meet, Slack, Asana, Trello, GitHub, Jira, Todoist, Notion, Zoom… Akiflowssa on hieman hiotumpi ja nopeampi käyttöliittymä ja se sisältää suoraviivaisempia toimintoja.
Akiflown plussat
- Windows ja Mac app
- Macin menubar, näkee heti mitä on menossa ja mitä on tulossa
- Ilmoitukset seuraavana alkavista tehtävistä
- Tapahtumat ont tapahtumia ja taskit taskeja, kiva jako
- Mahdollisuus selkeästi erotella työn ja vapaa-ajan tehtävät
- Päivän tavoitetaskit näkyy tyylikkäästi reunustettuna kalenterissa
Akiflown miinukset
- Tehtävien pilkkominen on haastavaa, koska ei voi lisätä alatehtäviä tai pilkkoa kalenteriin
- Heikko tehtävien suodatus
- Snooze pakottaa tehtävän takaisin Inboxiin
- Puutteellinen mobiilisovellus
Myös Akiflow kärsii puutteellisesta mobiilisovelluksesta. Lisäksi isona miinuksena alatehtävämahdollisuuden puuttuminen, joka oli itselleni niinsanottu “show stopper”. Akiflow toimii heille, joille Sunsamassa on liikaa, mutta jotka haluavat samankaltaisen tehtävä + kalenteri-tehtävälistan, eivätkä kaipaa esim. alatehtäviä.
3. Tweek
Nimensä mukaisesti Tweek on tehtävälista, jossa on viikkonäkymä. Sovellus on käyttöliittymältään minimalistinen, kuin digitaalinen viikkokalenteri. Ihastuin aikoinaan sovelluksen yksinkertaisuuteen.
Tweekin plussat
- Täysin erilliset näkymät esim. työasioille ja kotiasioille – kivan häiriötöntä
- Backlogille on helppo kasata tehtäviä
- Tyylikäs, minimalistinen käyttöliittymä
- Dark mode
- Alatehtävät
- Toimiva mobiilisovellus
Tweekin miinukset
- Tehtäville ei voi asettaa niihin kuluvaa aikaa, tämä on vain Todoistin kaltainen tehtävien listausapp, vaikka näkymä on viikoittain
- Ei kunnollisia toistuvia taskeja
- Ei tehtävien jaottelua esim. avainsanoihin tai kategorioihin, vain väri mahdollista lisätä
Tweek sopii varmasti joillekin, joilla ei päivittäinen tehtävämäärä paisu liiallisuuksiin. Itse kuitenkin huomasin hyvin nopeasti, että päivien tehtävämäärästä tulee kaaos tällä käyttöliittymällä.
4. Hyperfocus
Hyperfocukseen törmäsin uusimpana, kun etsin yksittäisiin tehtäviin keskittymiseen jotain sovellusta. Hyperfocus on ideaali heille, jotka haluavat keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. Sovellus toimii hyvin siitäkin huolimatta, että käytät jotain toista sovellusta tehtävänhallintaan. Itse tällä hetkellä kopioin käynnissä olevan tehtävän Hyperfocukseen, jotta saan sen killumaan ylänurkkaan.
Hyperfocus ei ole pelkästään todosovellus, vaan se sisältää paljon ergonomiaan ja stressinpoistoon liittyviä ominaisuuksia. En ole aikaisemmin törmännyt todoappiin, jossa on sisäänrakennettuna esimerkiksi säännölliset hengitysharjoitukset. Krooniselle ahdistujalle on upeaa nähdä, kun hengittelykehotteet seuraa hiirtä tietyn väliajoin ja tavasta tulee osa rutiinia.
Olen äärettömän huono pitämään myös taukoja, joten ehkä sovelluksen avulla sekin helpottuu. Suosittelenkin tätä sovellusta pelkästään näiden ominaisuuksien takia.
Hyperfocuksen plussat
- Macin järjestelmään implementoitu tehtävälista. Päätehtävä killuu koko ajan nurkassa, muistaa mitä on tekemässä.
- Keskittymistoiminnot
- Ahdistusta lievittävät toiminnot, ergonomiatoiminnot
- Taukolaskurit
Hyperfocuksen miinukset
- Ei mikään varsinainen kokonaisvaltainen todo app – ei tarpeeksi ominaisuuksia siihen
- Vain Macille
5. TickTick
Muistan kun ensimmäisen kerran testasin TickTickiä joskus kymmenen vuotta sitten. Vuonna 2013 perustettu TickTick oli aikoinaan hyvin buginen raakile, sellainen Todoistin “Tokmanni-versio”. Hämmästykseni oli suuri, kun hiljattain TickTickin käyttöönotossa totesin, että sovellus on ohittanut kaikki muut tehtäväsovellukset ominaisuuksissaan ja käyttöliittymässään.
TickTickin plussat
- Löytyy app joka laitteelle
- Hyvin toimiva kalenteri, johon voi raahata tehtävät
- Tuki ala- ja ala-alatehtäville
- Mahdollisuus piilottaa tietyn listan tehtävät päänäkymistä (esim. kotiasiat)
- Eisenhowerin matriisi, jolla kätevä priorisoida kaikki tehtävät
- Suodattimet
- Pomodoro- ja keskittymisajastin
- Tapojen seuranta
- Muistutukset
- Toistuvat tehtävät
- ”I won’t do”, uniikki ominaisuus hylätyille tehtäville
- Tehtävät saa keltaisiksi post it lappusiksi kellumaan näytölle
- Listojen lisäksi avainsanat ja ala-avainsanat
- Tilastot
- Tehtävien ajan arviointi ja focus-ajastin
- Ja paljon muuta näppärää. Ominaisuuksia voi myös laittaa pois päältä, jos niitä ei tarvitse
TickTickin miinukset
- Kalenteri on erillisessä näkymässä (ei tosin suoranainen puute vaan tottumiskysymys)
- Alatehtävät vaihtavat saman kategorian kuin päätaskilla (tähän kuulemma tulossa muutos)
TickTick on tällä hetkellä aivan ykkösapp, jonne listaan kaikki tehtäväni. Se on korvannut kaikkien muiden tehtävälistojen tarpeeni. Listaan sovellukseen niin kotiasiat kuin työasiatkin ja se toimii erittäin hyvin kaikkeen mitä teen.
Muita Time blocking todo-appeja
Olen toki käynyt kymmenittäin muitakin todoappeja läpi. Näistä osa on erittäin uusia ja vielä kehityksessä olevia. Lunatask vaikuttaa lupavalta, app on erityisesti kehitetty ADD-/ADHD-/autismikirjon ihmisille. Routine vaikuttaa hyvältä, mutta on ominaisuuksiltaan vielä puutteellinen. Taskade sopii ehkä jollekin, mutta on käyttöliittymältään liian erikoinen. General Task olisi varmasti ihan pätevä, mutta ei tarjoa minkäänlaista mobiilisovellusta.
Muita vastaavia, joissa on edellämainitut ongelmat, ovat mm. Tascaly, Reclaim, Taskable, Any.do, Motion, Focuster, Morgen ja Amplenote.
Toivottavasti näistä sovellusvinkeistä on hyötyä! Jos kovatasoiset verkkosivut kiinnostavat, ota ihmeessä yhteyttä palautelomakkeella tai sähköpostitse moro@dude.fi!
