Aikataulut ovat web-alan suurimpia mysteerejä. Ne eivät nimittäin juuri koskaan pidä päivälleen paikkaansa. Vaikka digitoimisto pysyisi sovitussa aikataulussa, liian usein käy silti niin että sivustoa ei saada julkaistua tavoitteeseen mennessä. Tai saadaan, mutta jotain osioita laitetaan piiloon. Aina on “se projekti” tai “ne projektit”, jotka lojuvat edelleen jossain limbossa odottamassa sisältöä tai vihreää valoa joltain taholta tai johtokunnalta. Kaikilla on kiire ja koskaan ei kerkiä. Onko mitään tehtävissä? Tietenkin on. Mutta se vaatii jokaisen panosta.
Pahimmillaan aikataulut ovat järjetöntä ääripäätä: sivusto tarvitaan mahdollisimman pian (mielellään eilen) valmiiksi, mutta silti sitä ei oteta käyttöön kuin vasta vuonna Herran toinen tuleminen. Absurdein tilanne syntyy silloin, kun digitoimistokumppani on toteuttanut sivuston sisällönsyöttökuntoon, mutta kukaan ei olekaan syöttämässä sisältöjä.
Klassisin virheolettamus on, että nörtit koodaavat verkkosivuja tuosta noin vain taikasormillaan ja hommaan ei kulu kovin paljon aikaa. Realiteetit kuitenkin ovat että kun otetaan mukaan visuaalinen suunnittelu ja toteutus, tekninen työ toiminnallisuuksineen, sisällöt ja niiden työstäminen, jo “perussivustokin” voi projektina viedä kuukausia aikaa. Meillä lukee tarjouksessa, että keskimääräinen toteutusaika on 4-8 viikkoa, joka on alalla sieltä nopeammasta päästä. Se on tavallaan hullua kun katsoo mitä kaikkea verkkosivuprojektiin kuuluu (artikkeli: “Mikä niissä verkkosivuissa oikein maksaa”).
Aikatauluarvio aina etukäteen
Meillä aikataulutus tapahtuu ennen kuin lyödään kaupat kiinni. Teemme aikatauluehdotuksen, joka on eräänlainen aikajana, jossa näkyy suurpiirteisesti missä vaiheessa palaveerataan, missä vaiheessa me paiskimme hommia graafisten asioiden kanssa, missä vaiheessa tekninen tukka putkella koodaaminen alkaa ja loppuu, missä vaiheessa sivusto on asiakkaalla sisällönsyöttökunnossa. Samalla projektissa liidarina oleva henkilö (meillä yleensä grafiikkaa työstävä hahmo) keräilee tarvittavia juttuja asiakkaalta, kuten palautetta, kuvia, kuvakkeita, toiveita ja värejä…
Kaikkeen emme mekään suostu tai pysty, mutta parhaimmillaan rikotaan ennätyksiä ja puristetaan sivusto teknisesti sisällönsyöttökuntoon kolmessa viikossa. Se on liian lyhyt aika, emmekä halua profiloitua liian nopeaksi toimijaksi. Meillä on kuitenkin aika hyvin omat asiat (workflow) kunnossa ja silloin tällöin tähän sankaritekoon olemme pystyneet.
Pistää kuitenkin miettimään, miksi homman pitäisi mennä näin? Miksi asetetaan epärealistisia tavoitteita verkkosivujen aikataulun suhteen, kun 99% tapauksista se, että saamme sivuston kolmessa viikossa valmiiksi ei takaa sitä, että se olisi kolmessa viikossa julkaistuna netissä yksinkertaisesti siitä syystä että sivustolle ei ehdi kukaan tekemään sisältöjä tai ajatus on vielä jonkun osa-alueen suhteen jumissa asiakkaalla. Asiat eivät tapahdu heti missään muualla kuin omassa päässä. Hötkyillen ei tule hyvää.
Odotukset
Todellisuus
Hieman kärjistetty esimerkki, mutta ymmärrät pointin.
Mikä sitten vie aikaa?
Me tiedämme suurinpiirtein mikä meidän työssä vie aikaa ja ollaan sitä avattukin ainakin parinkin bloggauksen verran (Mikä niissä verkkosivuissa oikein maksaa?, Sivuston tekemisen näkymätön osuus – tietorakenteen suunnittelu). Nämä asiat pystymme arvioimaan hyvinkin tarkkaan.
Jos unohdetaan varsinainen työstö, joka on ollut meidän päivittäistä hommaa vuosikausia, keskimäärin eniten aikaa vie sivustolle materiaalin kasaaminen, asioiden viivästyminen odottamattomista muutoksista johtuen ja aikataulujen uudelleen miettiminen siinä vaiheessa kun olemme ehtineet buukata hommaa viivästyneen projektin jälkeiselle aikajaksolle. Silloin toisaalta projektin kaikki osapuolet ymmärtävät, että nyt juna on jo hieman mennyt raiteiltaan ja seilaa omia teitään siihen asti kun saadaan se takaisin raiteilleen.
Toisinaan aikaa vie puhtaasti myös projektin laajuus, joka yllättää kaikki.
Täydellisessä maailmassa vastaus sähköpostiviesteihin tai puheluihin tulisi heti ja vastauksissa olisi kommentoituna, mietittynä ja jäsenneltynä selkeästi asiat joita halutaan. Ideaalitilanteessa suunnittelija pääsisi nopean palautteen myötä tekemään tarvittavia muutoksia leiskoihin siten, että ulkoasu saadaan aikataulussa maaliin ja siinä olisi asiat selkeästi läjässä. Tällöin koodari pääsisi ripeästi hommiin ja jatkamaan kommunikaatiota tarvittaessa asiakkaan kanssa. Valokuvat, tekstit, “mistä tapahtuu mitäkin”, konsepti, toiveet olisi käytynä läpi niin, että mitään ei jäisi epäselväksi.
Miten verkkosivujen ostaja voi nopeuttaa projektin etenemistä?
Sivuston sisältöjä voisi alkaa miettimään hyvissä ajoin. Se on jo paljon. Vaikka kirjoittaa Wordiin kaikki mitä sivuille halutaan. Joka ikisen sivun, ajatuksen, alasivun sisällöt. Kun on saanut koppia ulkoasusta, voi alkaa suunnittelemaan tarkemmin mitä tulee minnekin. Jos kirjoittaminen tai konseptin miettiminen ei millään onnistu, sisältöhommissa apuna voi olla digitoimisto jossain määrin, mutta vielä laajemmin esimerkiksi Jooli tai Moretag.
Kuvamaailma, valokuvat, värimaailma, fiilismaailma, mahdollinen video olisi hyvä olla mietittynä aikaisessa vaiheessa tai vaikka matkan varrella. Nämä nimittäin vaikuttavat merkittävästi aikatauluihin.
Valmiita ulkoasuvedoksia olisi hyvä kommentoida reaaliajassa, mikä on hyvää ja huonoa, miksi kyllä ja miksi ei.
Loppusanat
Sanoisin, että verkkosivuprojektien keskimääräinen toteutusaikataulu on meillä puolestatoista kuukaudesta kahteen kuukauteen, sisältäen kaiken. Verkkokaupoissa lisätään usein kuukausi vielä päälle. Kaikista parasta on jos aikatauluja käsitellään realistisesti. Yrittäjäurani aikana olen nähnyt liian monta tarjouspyyntöä joulun pyhien alla, joissa julkaisutoive on tammikuun alussa. Tai juuri ennen kansallisia kesälomia, joissa halutaan sivut ulos elokuun alusta. Tai startuppeja, jotka ovat alkaneet miettimään markkinointisivustoa kolme viikkoa ennen tuotteen lanseeraamista. Jatka listaa…
Kun asiat tekee oikein ja hyvin, eikä sekoile mennessään, kuukaudessa parissa saa ulos mahtavat verkkosivut. Täytyy aina muistaa, että hyvin suunniteltu ei ole puoliksi tehty vaan vielä kokonaan tekemättä. Aikajanaan mahtuu paljon kaikenlaista, eikä kaikkeen voikaan varautua. Joskus näitä on kuitenkin hyvä miettiä, ehkä sen aika on nimenomaan nyt.
